Licences

Créer une licence renouvelable annuellement à date fixe

26 vues 26 octobre 2020 27 octobre 2020 Lara Poulin 0

Licence annuelle renouvelable à date fixe

NOTE IMPORTANTE:
Les organisations qui ont déjà facturé la licence pour la saison en cours (2020-2021) à leurs membres n’auront pas la possibilité de modifier le type de licence (renouvelable) de la licence déjà créée pour la saison 2020-2021 (licences créées avant que la licence renouvelable ne soit disponible).
Nous vous conseillons de créer votre licence renouvelable annuellement lorsque le moment sera venu de faire la configuration de votre prochaine saison seulement. 

Ce type de licence est valide et renouvelable annuellement à partir d’une date spécifique dans l’année (exemple: Affiliation à Patinage Canada valide du 1er septembre au 31 août de l’année suivante donc renouvelable chaque année en date du 01/09).

Si le participant s’inscrit dans un groupe pour lequel une licence est requise, la licence lui sera demandée dans le formulaire d’inscription après que son activité aura été sélectionnée. Si le participant s’inscrit dans 2 groupes requérant la même licence, la licence lui sera chargée une seule fois. Si le client s’inscrit dans 2 groupes et que chaque groupe requière une licence différente, les 2 licences lui seront demandées.

Si le client a déjà acquitté sa licence et qu’elle est valide pour la durée du cours dans lequel il souhaite s’inscrire, la licence ne lui sera pas demandée dans le processus d’inscription. La licence devra être renouvelée seulement si le membre s’inscrit à une activité dont la date de début et/ou la date de fin sera après la date de renouvèlement prévue de la licence.

Le processus de configuration de la licence se fait en 3 étapes:

1- Création de la licence (à créer une seule fois dans le module LICENCE).
2- Configuration de la licence dans les groupes du module saison.
3- Configuration de l’étape de licence d’activité dans le formulaire d’inscription.

1- CRÉATION DE LA LICENCE

Avant de créer la licence, assurez-vous d’avoir préalablement créé les produits associés à la licence dans le module PRODUITS.

Comment créer mes produits

1.1- Cliquez sur le module LICENCES que vous retrouverez dans le menu situé à gauche de l’écran, dans la bande noire verticale.

1.2- Cliquez sur le bouton bleu AJOUTER .

1.3- Dans la case NOM, inscrire le nom de la licence (exemple: Affiliation Patinage Canada)

1.4- Dans la case TYPE DE LICENCE, sélectionnez le type de licence que vous souhaitez créer. Dans ce cas-ci, sélectionnez le type de licence : Licence annuelle renouvelable à date fixe.

1.5- Dans la case DATE DE RENOUVELLEMENT, sélectionner la date de l’année à laquelle la licence doit être renouvelée (exemple: Renouvèlement de l’affiliation à Patinage Canada = 01/09 ).

1.6- Dans la case PRODUITS, sélectionnez le produit à associer à la licence. Il est possible de préciser la recherche du produit dans le menu déroulant en inscrivant les 3 premières lettres et + du nom du produit que vous souhaitez ajouter.

Dans la case QUANTITÉ, inscrire le nombre de fois que le produit doit être chargé au client (Généralement la quantité sera de 1)

Si il y a plusieurs possibilités de produits d’achat pour cette licence, cliquez sur le bouton bleu + pour ajouter un 2e produit à la licence. Répétez l’opération autant de fois que de produits à ajouter à la licence.

1.7- Si un numéro de licence est attribué au membre qui se procure la licence (comme c’est le cas pour l’affiliation annuelle à Patinage Canada), vous avez la possibilité de cocher la case Demander le numéro de licence dans les formulaires d’inscriptions afin que le système demande au participant d’inscrire son numéro de licence à l’étape de la licence dans le formulaire d’inscription.

Dans le cas où vous décidez de demander le numéro de licence, une case à cocher *Je n’ai pas ou je ne connais pas mon numéro de licence* sera tout de même disponible afin de permettre aux membres qui ne connaitraient pas leur numéro de passer à l’étape suivante du formulaire. En tant qu’administrateur, il vous sera possible ultérieurement d’aller ajouter manuellement le numéro de licence dans le sous-menu Licences du dossier de membre du participant.

Si vous ne souhaitez pas demander le numéro de licence, décochez la case Demander le numéro de licence dans les formulaires d’inscriptions.

1.8- La case Libellé de la question de numéro de licence vous permet de personnaliser le libellé de la question dans le formulaire d’inscription.
Par défaut le libellé de la question dans les formulaires d’inscription sera: Numéro de licence.
Si vous souhaitez le modifier, simplement inscrire le libellé souhaité.

Exemple: Vous pourriez vouloir modifier Numéro de licence par le libellé: Numéro d’affiliation à Patinage Canada OU Veuillez inscrire votre numéro d’affiliation à Patinage Canada.

1.9- Cochez la case ADMISSIBLE AU CRÉDIT D’IMPÔT si le coût de la licence fait partie des frais d’activité admissibles au crédit d’impôt pour activités des enfants.

1.10 : N’oubliez pas de cliquer sur SOUMETTRE pour enregistrer vos données. 


2- CONFIGURATION DE LA LICENCE D’ACTIVITÉ DANS LES GROUPES

Une fois la licence créée, vous pourrez aller configurer vos groupes afin d’y ajouter la date de début et la date de fin ainsi que la licence requise pour chacun d’eux.

2.1- Cliquez sur le module SAISONS, puis vous rendre jusqu’aux groupes que vous souhaitez configurer (faire le chemin en cliquant successivement sur la: saison/sous-saison/ activité/ catégorie).

2.2- Une fois dans le sous-menu GROUPES, cliquez sur le bouton bleu ÉDITER situé au bout du nom du groupe que vous souhaitez associer à la licence.

2.3- Dans les cases DATE DE DÉBUT et  DATE DE FIN, il est important d’inscrire les dates réelles du premier et du dernier cours car c’est cette information qui indiquera au système si le renouvellement est nécessaire pour l’inscription de ce membre dans ce groupe.
Exemple :
L’affiliation à Patinage Canada est valide du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.
La date de renouvellement de la licence est programmée dans Sportnroll au 1er septembre de chaque année.

Si un patineur a déjà acquitté le montant de son affiliation pour la saison 2020-2021 et qu’il s’inscrit au mois de juin 2021 à la nouvelle saison qui débutera au mois de septembre prochain, le système indiquera au patineur que la licence doit être renouvelée s’il s’inscrit dans un groupe dont la date de début et/ou la date de fin est après la date de renouvellement (et ce, même si sa licence pour l’année 2020-2021 est toujours valide au moment de l’inscription.)

2.4 – Dans la case LICENCE REQUISE, veuillez sélectionner la licence qui doit être achetée pour la participation à ce groupe. Un menu déroulant vous affichera la liste des licences disponibles dans le système, donc il est important d’avoir préalablement créée la licence.

2.5 : N’oubliez pas de cliquer sur SOUMETTRE pour enregistrer vos données. 

3- Configuration de l’étape de licence d’activité dans le formulaire d’inscription.

Pour configurer correctement la nouvelle étape de licence d’activité dans le formulaire (faire retirer l’étape de licence déjà existante dans vos formulaires existants (version 1 – licence non-renouvelable) et faire ajouter la nouvelle étape de licence d’activité, veuillez communiquer avec Lara Poulin au: 819-780-9644 poste 171 ou par courriel au: [email protected]

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