Formulaires (inscriptions)

Comment traiter les inscriptions EN ATTENTE D'ACCEPTATION? (accepter, refuser ou changer de groupe)

148 vues 19 décembre 2017 4 novembre 2019 Lara Poulin 0

Le système de gestion Sportnroll vous permet de traiter individuellement les inscriptions de vos membres.

Voici les étapes à suivre pour consulter ou traiter vos inscriptions:

Étape 1 : Veuillez vous connecter dans votre système de gestion Sportnroll.

Étape 2 : Cliquez sur le module FORMULAIRES (INSCRIPTIONS) que vous retrouverez dans le MENU situé à gauche de l’écran, dans la bande noire verticale.

Dans le sous-menu EN ATTENTE D’ACCEPTATION, vous aurez accès à la liste des inscriptions complétées en ligne mais toujours en attente d’être traitées

Voici un résumé des différents éléments du tableau:

DATE: Cette colonne vous renseigne sur la date et l’heure à laquelle chaque inscription a été complétée.

SAISON : Cette colonne vous donne les détails de l’activité à laquelle le client s’est inscrit (saison, sous-saison, activité, catégorie et groupe).

NOM : Cette colonne vous indique sur le nom du participant inscrit à l’activité ainsi que le nom du parent s’il s’agit d’une inscription d’un enfant.
Si vous cliquez sur l’un ou l’autre de ces noms, vous serez dirigé dans le dossier de membre de cette personne (Dossier de membre du parent ou du participant)

NO. FACTURE : Cette colonne vous indique quel est le numéro de la facture crée suite à l’inscription du participant à l’activité. Pour consulter la facture, cliquez sur le numéro de facture et vous pourrez consulter les détails de la facture liée à l’inscription. Cette étape vous permet de valider l’inscription (ex: que le client n’a pas appliqué un rabais auquel il n’avait pas le droit, de vérifier que la personne a sélectionné les bons produits, etc.)

FACTURE :  Cette colonne vous indique le montant de la facture (total du coût de l’inscription) ainsi que le solde à payer. Si le solde est plus petit que le montant, cela signifie qu’un paiement (partiel ou total) a été effectué.

STATUT : Cette colonne vous informe sur le statut de la demande d’inscription. Le statut sera toujours en attente dans ce sous-menu car dès que vous aurez traité l’inscription, elle sera dirigée vers le sous-menu Acceptées/Refusées.

Pour traiter une demande d’inscription, vous devez procéder comme suit:

Accepter plusieurs inscriptions à la fois:

Étape 1- Vous pouvez accepter plusieurs inscriptions à la fois en cliquant dans les cases situées à gauche au bout de chacune des inscriptions. Le bouton ACTION deviendra bleu et vous pourrez cliquer sur ce bouton pour accepter plusieurs inscriptions à la fois.

Accepter/ refuser / effectuer un changement de groupe ou de tarif:

Étape 1 :  Dans la liste de vos inscriptions, cliquez sur la ligne de l’inscription à traiter (à n’importe quel endroit sur la ligne sauf sur les liens bleus cliquables).

Étape 2 : Vous serez alors dirigé dans la section détails de l’inscription. Vous apercevez d’abord les informations générales du participant et celles du parent (si différent de celui du participant).  C’est la section nommée liste des inscriptions située juste en dessous qui vous permettra de traiter le statut de l’inscription.

Si le membre possède une licence à son dossier, vous pourrez avoir accès (dans la boite contenant les informations générales du participant) à un lien  VOIR LES LICENCES qui vous permettra d’accéder rapidement au dossier du membre/ sous-menu licence afin d’apporter des corrections à la licence au besoin.

 

 

Étape 3 : La section liste des inscriptions comporte un tableau qui vous permet de voir l’inscription (ou les inscriptions) de ce client.  Pour traiter la demande, vous devez faire un choix parmi les 3 options offertes dans la colonne Traiter.

1-Cliquez sur le CROCHET pour approuver l’inscription. Lorsque vous approuvez une inscription, le nom du membre inscrit va s’ajouter directement dans son groupe du module SAISONS.

2-Cliquez sur le X pour refuser l’inscription. Si vous refusez l’inscription, le coût de l’activité sera renversé et le nom du membre n’ira pas s’ajouter dans le groupe pour lequel il s’est inscrit. 

3-Cliquer sur CHANGER DE GROUPE pour effectuer des changements à l’inscription.
Vous pouvez aussi effectuer un changement de groupe si votre client a sélectionné le mauvais produit dans le groupe au moment de s’inscrire. Dans ce cas précis, il vous suffit de cliquer sur CHANGER DE GROUPE, et de ne modifier que le produit dans la case PRODUITS avant de soumettre.

Cas les plus courants pour effectuer un changement de groupe:

  • Le client n’a pas sélectionné le bon groupe lors de l’inscription et vous contacte pour effectuer un changement.
  • Le groupe dans lequel le membre s’est inscrit est complet et le membre accepte de participer à un autre groupe.
  • Le client n’a pas sélectionné le bon produit dans le groupe lors de l’inscription (ex: le client est non-résident et il a sélectionné le tarif résident). Pour modifier le produit sélectionné par le client lors de l’inscription, vous devez cliquer sur changer de groupe, mais ne modifier que le produit dans la case produit. Le montant de ce produit sera aussitot renversé et une nouvelle facture au montant du nouveau produit sera crée.

Lorsque vous faites un changement de groupe, un crédit du montant du produit de la facture originale sera généré et une nouvelle facture au montant du nouveau produit sera crée. De plus si le cient avait fait un paiement sur l’inscription originale, le crédit s’appliquera sur la nouvelle facture.

TRAITEMENT DES DEMANDES VS COURRIEL ENVOYÉS AUX MEMBRES

Tant que la demande d’inscription n’aura pas été traitée, le client ne recevra pas de courriel l’avisant qu’il est accepté ou refusé dans le groupe dans lequel il s’est inscrit.

Liens utiles concernant l’option CHANGER DE GROUPEComment changer un membre de groupe?

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